Moduli e Funzioni di Business File

Gli operatori abilitati possono esportare i files archiviati (l’intero documento o parti di esso) e possono scegliere il formato grafico di output.
Per esempio, dato un documento in formato PDF di tre pagine, è possibile esportare in modo indipendente le pagina in formati diversi, esempio pagina 1 = JPG, pagina 2 = BMP e pagina 3 = TIF.

L'accesso ai documenti e la conseguente visibilità può essere configurata a livello di "categoria" e, per ogni singola categoria, la visibilità di un documento può essere collegata al valore di un "attributo" così da permettere, ad esempio, ad un agente di accedere solo ai propri documenti.
È disponibile un meccanismo di "alert" per configurare specifici avvisi agli operatori su determinate "azioni" effettuate con BUSINESS FILE come ad esempio l'inserimento di nuovi documenti, la modifica del valore di un attributo, ecc.
È disponibile un meccanismo di check-in/out attivabile nel caso di modifica di un documento, per bloccare il documento ed evitare la modifica da parte di più utenti contemporaneamente.

Questo modulo inoltre, mette a disposizione due tipologie di log, uno per tracciare i login e logout degli utenti di Business File (incluso gli amministratori) e uno per tracciare tutte le operazioni effettuate sui documenti, con la possibilità di abilitare il log su una singola categoria documentale e per gruppi utenti in modo da tracciare tutte le operazioni di indicizzazione, modifica, cancellazione, visualizzazione e il download/ stampa dei documenti.

L'App, in modalità disconnessa, consente di visualizzare i documenti scaricati e memorizzati nel dispositivo mobile anche tramite la creazione da parte dell'operatore di apposite cartelle personalizzate.
L'App server può essere utilizzata in modalità "SaaS" (nei server virtuali di Nts Project) oppure "On Premises" (in un server fisico o virtuale dell'utilizzatore); in entrambe le modalità il contatore viene incrementato dalla dimensione dei file trasferiti e/o ricevuti tra i dispositivi mobili e l’App Server.

• barcode generici (il barcode è un progressivo che permette l’archiviazione del documento in una categoria generica e la successiva associazione ad una categoria definitiva e ad un oggetto di Business)
• barcode specifici (il barcode identifica un determinato record di Business e permette al programma di archiviare ed associare in automatico il documento al record di Business di riferimento)
• barcode personalizzati (il barcode è di origine esterna ed è possibile definire una mappatura sulle categorie per associare il documento alla categoria di appartenenza e per estrarre alcuni dati dal barcode per la valorizzazione di alcuni attributi)

In fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un’apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la firma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva.
Inoltre, i file firmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi filtri di selezione. Per la conservazione sostitutiva è necessario:
creare un lotto, inserire documenti firmati, chiudere il lotto, generare il pacchetto di versamento e di archiviazione con apposizione della marca temporale
In fase di chiusura del lotto, il sistema effettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare.
Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l’operatore può definire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.