Modulo Base (Archiviazione, Visualizzazione, Ricerca e Stampa)
Il modulo base di BUSINESS FILE dispone di tutte le funzionalità necessarie all’archiviazione elettronica dei documenti, infatti attraverso la configurazione iniziale delle tabelle di base, è possibile gestire liberamente come archiviare i propri documenti.
Inoltre è possibile profilare gli operatori che avranno accesso al sistema, secondo le proprie mansioni svolte. È possibile creare dei fascicoli ed associare a questi documenti archiviati, inoltre è possibile stampare, con un unico comando, tutti i documenti contenuti in uno specifico fascicolo oppure creare un file .zip con tutti i documenti del fascicolo ed inviarlo tramite e-mail.
Gli operatori abilitati possono esportare i files archiviati (l’intero documento o parti di esso) e possono scegliere il formato grafico di output. Per esempio, dato un documento in formato PDF di tre pagine, è possibile esportare in modo indipendente le pagina in formati diversi, esempio pagina 1 = JPG, pagina 2 = BMP e pagina 3 = TIF.
L'accesso ai documenti e la conseguente visibilità può essere configurata a livello di "categoria" e, per ogni singola categoria, la visibilità di un documento può essere collegata al valore di un "attributo" così da permettere, ad esempio, ad un agente di accedere solo ai propri documenti.
È disponibile un meccanismo di "alert" per configurare specifici avvisi agli operatori su determinate "azioni" effettuate con BUSINESS FILE come ad esempio l'inserimento di nuovi documenti, la modifica del valore di un attributo, ecc.
È disponibile un meccanismo di check-in/out attivabile nel caso di modifica di un documento, per bloccare il documento ed evitare la modifica da parte di più utenti contemporaneamente.
A partire dalla versione 9 il modulo base include anche:
Tramite la lettura di un codice a barre contenente alcune informazioni prestabilite è possibile attivare la funzionalità di archiviazione massiva di una serie di documenti (sia su file distinti che contenuti in un unico file) associando i file al documento corrispondente presente in Business.
BUSINESS FILE permette di utilizzare i barcode in tre diverse modalità:
- barcode generici (il barcode è un progressivo che permette l’archiviazione del documento in una categoria generica e la successiva associazione ad una categoria definitiva e ad un oggetto di Business)
- barcode specifici (il barcode identifica un determinato record di Business e permette al programma di archiviare ed associare in automatico il documento al record di Business di riferimento)
- barcode personalizzati (il barcode è di origine esterna ed è possibile definire una mappatura sulle categorie per associare il documento alla categoria di appartenenza e per estrarre alcuni dati dal barcode per la valorizzazione di alcuni attributi)
Con questo modulo consente schedulazioni differite lato Microsoft Windows Server e uso di Microsoft Terminal Services e/o Citrix MetaFrame/XenApp
Con questo modulo è possibile configurare un utente della Active Directory di MS Windows le cui credenziali sono memorizzate in modo protetto in Business File..
Con questo modulo è possibile utilizzare Business File con il client SBC di Business Excellence per le attività di ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati.
Da tutte la form integrate con Business File è disponibile l’icona per visualizzare i documenti archiviati in Business File.
Tramite SBC sono disponibili anche le funzionalità di archiviazione e fascicolazione automatica.
Con questo modulo è possibile attivare una protocollazione automatica dei documenti archiviati sule varie categorie, l’utente può scegliere su quali categoria attivare il protocollo automatico. Sono disponibili diverse numerazioni di protocollo: Ingresso, Uscita, Interno.
Il modulo Privacy e GDPR consente di configurare l’autenticazione di archiviazione documentale con password più sicure e criptare i documenti inseriti all’interno del sistema di gestione documentale. Inoltre è possibile gestire la scadenza dei documenti, per la loro possibile cancellazione e cancellare i documenti di un soggetto per il “diritto all’oblio”.
Questo modulo inoltre, mette a disposizione due tipologie di log, uno per tracciare i login e logout degli utenti di Business File (incluso gli amministratori) e uno per tracciare tutte le operazioni effettuate sui documenti, con la possibilità di abilitare il log su una singola categoria documentale e per gruppi utenti in modo da tracciare tutte le operazioni di indicizzazione, modifica, cancellazione, visualizzazione e il download/ stampa dei documenti.
Tramite il modulo SDK è possibile integrare BUSINESS FILE con altri software aggiungendo a questi ultimi le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti.
Possono essere integrati sia moduli personalizzati di Business sia altri software.
Tramite il modulo SDK è possibile richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).
Tramite un Web Service è possibile integrare Business File con applicazioni Web.
Con questo modulo è possibile avere a disposizione solo le funzioni di ricerca e visualizzazione dei documenti senza la funzione di modifica o archiviazione.
L'integrazione con Microsoft Outlook è realizzata tramite un plug-in utilizzabile sia con la posta in entrata che con quella in uscita.
Del messaggio di posta elettronica vengono indicizzati sia il testo (trasformato in file PDF) che i singoli allegati.
Il plug-in consente due modalità di indicizzazione: tramite le categorie di Business File oppure tramite gli oggetti dell'ERP Business.
In ambedue i casi è possibile configurare la mappatura tra la categoria/oggetto e i dati del messaggio (data, destinatario, mittente, oggetto e testo).
Nel caso di indicizzazione per categoria documentale, è possibile scegliere la categoria e passare alla maschera di indicizzazione.
Nella modalità con oggetti dell'ERP Business invece, il plug-in chiede di scegliere un oggetto (ad esempio un impegno cliente) e di inserire la chiave dell'oggetto stesso, passando quindi alla maschera di indicizzazione.
È possibile anche effettuare un'archiviazione automatica, stabilendo alcuni parametri standard.
Al momento sono certificati MS Outlook 2010, 2013 e 2016.
Con questo modulo è possibile:
- firmare file archiviati in chiaro
- archiviare file già firmati digitalmente
- apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei files
- effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
In fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un’apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la firma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva.
Inoltre, i file firmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi filtri di selezione.
Per la conservazione sostitutiva è necessario: creare un lotto, inserire documenti firmati, chiudere il lotto, generare il pacchetto di versamento e di archiviazione con apposizione della marca temporale In fase di chiusura del lotto, il sistema effettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare.
Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l’operatore può definire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.
Con questo modulo è possibile gestire tutto il processo della fatturazione elettronica verso la PA e PR. Le principali funzionalità disponibili sono:
consolle fatture elettroniche attive per:
- generare e firmare digitalmente (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario) il file XML della fattura elettronica
- inviare a SdI (Sistema di Interscambio) il file XML della fattura elettronica (tramite intermediario o PEC)
- gestire le notifiche (inclusa la conservazione digitale con modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario)
- conservare digitalmente il file XML (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario)
consolle fatture elettroniche passive per:
- acquisire il file XML della fattura elettronica (tramite intermediario o PEC)
- caricare agevolmente la nuova anagrafica del fornitore (se non presente)
- effettuare controlli di conformità con i DDT ricevuti
- effettuare controlli di conformità con gli ordini a fornitore (in assenza di DDT)
- registrare automaticamente in prima nota le fatture elettroniche passive tramite appositi modelli contabili
- conservare digitalmente il file XML (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario)
Con questo modulo è possibile associare ad un fascicolo (creato automaticamente dal sistema o manualmente dall'operatore) uno schema di Workflow (configurato dall'operatore) per generare un flusso di attività, notificate con e-mail automatiche, assegnate agli operatori previsti dallo schema e relative all'archiviazione di documenti su specifiche categorie (obbligatorie o facoltative).
Tramite un pannello di controllo è possibile visualizzare tutte le attività assegnate nonché l'iter documentale del fascicolo.
Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca.
BUSINESS FILE è integrato con diversi moduli dell’ERP Business e permette la gestione delle associazione fra documenti dell’ERP Business e categorie di BUSINESS FILE può essere dettagliato a livello di “serie” (es. fatture immediate emesse serie A = categoria fatture attive italia e serie B = fatture attive estero).
Inoltre, sono presenti tutti i controlli necessari per la corretta associazione dei campi e sono disponibili diverse funzionalità per velocizzare l’inserimento delle associazioni.
Possono essere attivati degli automatismi per l’archiviazione automatica delle stampe prodotte da Business e per la creazione dei fascicoli. Infine è possibile attivare la fascicolazione automatica per tutti gli oggetti di Business integrati.
BUSINESS FILE è integrato in modo nativo con il servizio Doc Easy per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
DocEasy offre anche il servizio per la gestione completa delle fatture elettroniche generate con il modulo BF06. Il servizio comprende la firma, l’invio allo SDI, il controllo delle notifiche e la conservazione delle fatture elettroniche.
Oltre a DocEasy, Business File è integrato anche altri intermediari che operano “a progetto” e non “a pacchetto/kit” o “a spazio”.
Questo modulo permette da un'unica console di raccogliere tutti gli ordini NSO provenienti anche da sorgenti diverse (intermediari SdI, PEC, file system). Lo scarico degli ordini NSO può essere automatizzato tramite apposite schedulazioni o eseguito manualmente. L’operatore ha il vantaggio di avere a disposizione la stampa e la visualizzazione degli ordini e degli allegati, grazie alla funzione di "archiviazione automatica" di Business File. Dalla Console NSO è possibile organizzare il lavoro dello staff del ciclo attivo così da assegnare il lavoro a diversi operatori.
- I principali vantaggi che si ottengono con questo modulo sono:
- integrazione tra gli ordini NSO e l'ERP Business
- estensione del ciclo attivo ed organizzazione del lavoro degli operatori preposti
- corretta compilazione delle fatture elettroniche attive
- conservazione digitale a norma "in house" degli ordini NSO
Questo modulo consente di utilizzare i documenti archiviati in Business File tramite App in ambiente iOS e Android. L'App, in modalità connessa, consente di effettuare ricerche testuali, ricerche base e avanzate sulle categorie documentali secondo i criteri di visibilità specifici dell'operatore; consente inoltre di effettuare l'upload di documenti da catalogare successivamente in Business File.
L'App, in modalità disconnessa, consente di visualizzare i documenti scaricati e memorizzati nel dispositivo mobile anche tramite la creazione da parte dell'operatore di apposite cartelle personalizzate.
L'App server può essere utilizzata in modalità "SaaS" (nei server virtuali di Nts Project) oppure "On Premises" (in un server fisico o virtuale dell'utilizzatore); in entrambe le modalità il contatore viene incrementato dalla dimensione dei file trasferiti e/o ricevuti tra i dispositivi mobili e l’App Server.