Business File rappresenta una soluzione completa per la gestione documentale aziendale, caratterizzata da due pilastri fondamentali: integrazione e modularità.

Modulo che consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere facilmente qualsiasi tipo di file o di documento. 

ARCHIVIAZIONE TRAMITE BARCODE E QR-CODE
Il modulo base offre funzionalità di archiviazione automatica per documenti dotati di codici a barre, permettendo agli utenti di memorizzare qualsiasi tipo di barcode e QR-code.

ARCHIVIAZIONE DA FILE SYSTEM
Questa funzionalità consente di archiviare massivamente in Business File tutti i documenti presenti nelle cartelle del file system, valorizzandone automaticamente gli attributi per una catalogazione rapida ed una ricerca intuitiva

SICUREZZA ESTESA
Business File salva i documenti archiviati in un percorso di rete predefinito. E’ possibile dare diritti di lettura\scrittura su questo percorso ad un unico utente di dominio e specificare le credenziali di questo utente in Business File. In questo modo chiunque si autentica in Business File, potrà inserire, leggere, modificare i documenti anche nel caso in cui da un punto di vista di permessi, l’utente windows non avesse i permessi di lettura\scrittura sul percorso di rete.

PRIVACY E GDPR
E’ l’insieme delle misure minime atte a garantire un’adeguata sicurezza e riservatezza dei dati archiviati e comprendono:

• • Criteri di sicurezza avanzati su autenticazione utente (password complesse)
  • Tracciamento degli accessi e delle operazioni eseguiti dagli utenti
  • Possibilità di criptare i documenti tramite algoritmo di criptazione diverso per ogni cliente \ installazione.

REVISIONI DEI DOCUMENTI
La funzionalità di versioning, integrata con Business File, consente di non perdere traccia delle modifiche apportate ai documenti archiviati.

PROTOCOLLO
La funzionalità “Protocollo” permette di attivare una protocollazione automatica dei documenti archiviati sulle varie categorie, l’operatore può scegliere su quali categorie attivare il protocollo automatico. Sono disponibili diverse numerazioni di protocollo: ingresso, uscita, interno.

CLIENT SBC (per Business Cube)
Con questo modulo è possibile utilizzare Business File con il client SBC di Business Cube per le attività di ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati. Da tutte le schermate integrate con Business File è disponibile l’icona per visualizzare i documenti archiviati. Tramite SBC sono disponibili anche le funzionalità di archiviazione e fascicolazione automatica.

NOVITA’ GESTIONE DEI DOCUMENTI IN VISIONE
Questa funzionalità permette di seguire il flusso del documento dal suo invio alla lettura/modifica da parte dell’utente finale. Inoltre, è possibile configurare il programma per inviare una e-mail ogni qualvolta l’utente riceve un documento da visionare, con la possibilità di personalizzarne il testo.

NOVITA’  RICERCA FULL TEXT
E’ possibile ricercare i documenti anche in base al contenuto e le funzionalità sono state estese alle ricerche effettuate dall’ERP Business Cube. Si possono gestire ricerche per singola parola o per un insieme di parole.

NOVITA’ FASCICOLI DOCUMENTALI
Nuovi automatismi per la generazione dei fascicoli: è possibile impostare la creazione automatica di un fascicolo partendo da una fattura passiva, per poi inglobare automaticamente i relativi DDT, gli ordini a fornitore, la prima nota. Allo stesso modo è possibile creare il fascicolo automatico nel momento in cui viene inserito l’impegno cliente (ordine), in seguito il fascicolo verrà completato automaticamente con ddt, documento di magazzino, fattura elettronica, prima nota.

Questo modulo permette agli operatori non abilitati all’archiviazione di ricercare, visualizzare, scaricare e stampare i documenti.

Con il modulo Workflow è possibile associare ad un fascicolo (creato automaticamente dal sistema o manualmente dall’operatore) uno schema di Workflow (configurato dall’operatore) per generare un flusso di attività, notificate con e-mail automatiche, assegnate agli operatori previsti dallo schema e relative all’archiviazione di documenti su speci­fiche categorie (obbligatorie o facoltative).
Tramite un pannello di controllo è possibile visualizzare tutte le attività assegnate nonché l’iter documentale del fascicolo

L’integrazione con Microsoft Outlook è realizzata tramite un plug-in utilizzabile sia con la posta in entrata che con quella in uscita. Del messaggio di posta elettronica vengono indicizzati sia il testo (trasformato in PDF) che i singoli allegati. Il plug-in consente due modalità di indicizzazione: automatica o con selezione manuale delle categorie di Business File. I documenti archiviati sono collegabili agli oggetti dell’ERP Business (clienti, fornitori, articoli, commesse, etc.) Il modulo permette anche la gestione delle PEC e la loro relativa conservazione digitale a norma di legge.

Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca. BUSINESS FILE è integrato con diversi moduli dell’ERP Business e permette la gestione delle associazioni e la conservazione dei documenti prodotti dall’ERP Business nelle categorie di BUSINESS FILE.

SDK (Software Development Kit)
Forniamo le SDK per poter agganciare Business File ad altri software

Tramite il modulo SDK è possibile integrare BUSINESS FILE con altri software applicativi aggiungendo a questi ultimi le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti. Possono essere integrati sia moduli personalizzati dell’ ERP Business sia altri programmi gestionali.
Tramite il modulo SDK è possibile richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.). Tramite un Web Service è possibile integrare Business File anche con applicazioni Web.

Sapevi che è obbligatorio conservare digitalmente i documenti? 

Con questo modulo è possibile: firmare file archiviati, archiviare file già firmati digitalmente, effettuare la conservazione digitale di qualunque tipologia di documento, comprese le PEC, ed apporre le marche temporali ai lotti di conservazione. 

Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di tipologie documentali predisposte per la conservazione digitale, ma l’operatore può personalizzare e creare nuove tipologie di documenti per ideare una conservazione digitale su misura.